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ORGANIZZARE
UN MEETING
PICCOLI E GRANDI TRUCCHI PER LA RIUSCITA DEL VOSTRO MEETING
Ogni congresso è diverso.
anche se non è la prima volta che organizzate un meeting, pianificate ogni cosa con attenzione.
Eccovi alcuni consigli pratici per la buona riuscita dei vostri incontri di lavoro!
ACCOMPAGNATORI
Accompagnatori,
pensate
ad
un
programma
di
visite
alla
città,
ai
monumenti
nei
dintorni,
ad
un
programma
di
tempo
libero
e
shopping.
ATTREZZATURE: Verificate attentamente le attrezzature necessarie alla vostra riunione
BUFFET: Colazione: con un massimo di 20 persone si può pensare ad una colazione di lavoro veloce; per 50 persone bisognerà mettere in conto 40-50 minuti.
Cena o Lunch: Ideale per consentire agli invitati di alzarsi da tavola per parlare con molte persone contemporaneamente e promuovere così un momento di socializzazione/lavoro
COFFEE BREAK: Indispensabili per staccare e consentire l’uscita dei partecipanti (sigaretta, andare in bagno, ecc..).
Da ricordare che l’attenzione e la capacità di concentrazione crollano verticalmente dopo circa 45 minuti e possono riprendere dopo una pausa di 10 minuti, meglio se dopo una somministrazione di zuccheri (dolci o succhi di frutta)
INVITATI E ROOMING LIST: Decidete con cura chi invitare per poter valutare con la massima precisione numero e tipologia di camere occorrenti (singola, doppia, doppia uso singolo).
Preparate un elenco con tutti i nomi dei vostri invitati scrivendo a fianco di ognuno il tipo di camera di cui avranno bisogno. Segnalate alla direzione le eventuali camere VIP, faremo il possibile per ospitare al meglio i vostri ospiti più importanti. Nel caso abbiate ospiti stranieri, ricordatevi di inserire davanti al cognome Mrs. o Ms
ORARI: E’ consigliabile anticipare, sul programma, di una mezzora l’inizio della riunione, dato che gli orari non vengono mai scrupolosamente rispettati
POST-SESSIONE: Se l’incontro prevede la produzione finale di lavori individuali o di gruppo, chiedete di allestire dei pannelli a questo scopo
RECEPTION DESK: E’ spesso conveniente allestire all’esterno della sala un tavolo segreteria per poter distribuire
a) prima dell’incontro: un pratico e magari poco ingombrante packaging per poter prendere appunti durante lo svolgimento dello stesso
b) alla fine dell’incontro per poter distribuire materiale pubblicitario
LADIES PROGRAM: Prevedete gruppi formati al massimo da 15 persone e diversi programmi/itinerari per dare la possibilità a chi già conosce la città di vedere qualcosa di nuovo.
Attenzione ai trasporti ed alle escursioni a piedi che potrebbero diventare un problema a causa di un abbigliamento poco confortevole
SERVIZIO A TAVOLA: Considerate circa 45 minuti con servizio a tavola alla russa (piatti serviti agli ospiti già pre-porzionati dalla cucina)
Per una cena di gala, almeno 20 minuti per ogni portata
Un buffet da 50 persone, circa 45 minuti
Buon lavoro!!!!
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